Verifikasi dokumen merupakan tahap penting dalam kegiatan bisnis seperti pengajuan kredit, pembukaan rekening bank, hingga pengajuan klaim asuransi. Proses ini bertujuan untuk memastikan keaslian dokumen dan identitas pelanggan. Umumnya, terdapat dua metode yang digunakan bisnis dalam memverifikasi dokumen, yaitu manual dan otomatisasi. Verifikasi manual dilakukan dengan mengandalkan kinerja karyawan untuk mengecek keaslian dokumen berdasarkan informasi yang tersedia di sistem, sedangkan verifikasi otomatisasi menggunakan teknologi canggih untuk menyelesaikan semua proses verifikasi, mulai dari entri data hingga deteksi fraud. Kedua metode ini memiliki tantangan dan manfaat masing-masing bagi bisnis. Artikel ini akan membahas perbandingan antara metode manual vs otomatisasi verifikasi dokumen, sehingga memudahkan bisnis memilih metode yang tepat untuk diimplementasikan.
Cara Kerja Verifikasi Dokumen Manual
Verifikasi dokumen manual dilakukan langsung oleh karyawan tanpa bantuan sistem otomatis. Berikut tahapannya:
1. Pengumpulan dokumen: Sebelum melakukan verifikasi, dokumen-dokumen pelanggan baik fisik maupun digital dikumpulkan.
2. Pemeriksaan data: Karyawan memeriksa detail visual dokumen seperti tanda tangan, stempel, foto, dan lainnya. Selanjutnya, informasi pada dokumen dibandingkan dengan data di database internal atau instansi terkait.
3. Validasi: Hasil verifikasi kemudian dicatat, dianalisis serta diserahkan kepada tim pengambil keputusan
4. Penyimpanan dokumen: Dokumen yang telah diverifikasi disimpan secara manual dalam bentuk arsip fisik atau digital.
Cara Kerja Otomatisasi Verifikasi Dokumen
Proses ini mengandalkan teknologi canggih seperti OCR (Optical Character Recognition), AI (Artificial Intelligence) dan Machine Learning untuk membaca, mengekstrak dan memvalidasi dokumen secara cepat dan akurat. Berikut tahapannya:
1. Upload dokumen: Karyawan mengunggah dokumen dalam berbagai format, seperti hasil scan, foto, atau PDF, ke dalam sistem.
2. Ekstraksi dan validasi: Dokumen kemudian dibaca dan diekstrak oleh sistem, lalu dicocokkan dengan database internal maupun eksternal. Sistem juga dapay mendeteksi dengan cepat tanda manipulasi, duplikasi atau inkonsistensi data.
3. Hasil otomatis: Sistem memberikan status verifikasi berupa valid atau tidak valid dalam hitungan detik
4. Penyimpanan otomatis: Dokumen yang telah diverifikasi dapat diunduh atau langsung disimpan ke dalam sistem internal.
Perbandingan Manual vs Otomatisasi Verifikasi Dokumen
1. Efisiensi Waktu Waktu
Waktu dalam proses verifikasi dokumen merupakan faktor krusial karena keterlambatan bisa berdampak pada divisi lain.
– Manual :
Metode manual membutuhkan lebih banyak waktu karena seluruh pengecekan dilakukan secara langsung oleh karyawan, terlebih jika dokumen yang diperiksa cukup kompleks seperti laporan keuangan dengan banyak transaksi. Misalnya, jika satu dokumen membutuhkan waktu sekitar satu jam untuk diverifikasi, maka 100 dokumen dengan berbagai jenis dokumen (KTP, laporan keuangan, dan BPKB) bisa memakan waktu beberapa hari. Semakin besar volume dokumen, semakin lama proses yang dibutuhkan.
– Otomatisasi:
Berbeda dengan metode manual yang memakan waktu lama, otomatisasi dapat memverifikasi dokumen dalam hitungan menit, meskipun jumlah dokumen yang diproses sangat banyak. Hal ini sangat mengurangi risiko keterlambatan operasional maupun pengambilan keputusan.
2. Akurasi dan Risiko Fraud
Manual :
Metode manual memiliki risiko human error yang tinggi karena sepenuhnya bergantung pada ketelitian karyawan. Selain itu, tanda-tanda fraud seringkali tidak terdeteksi, terutama banyak pelaku penipuan yang mampu memanipulasi dokumen agar tampak mirip dengan aslinya. Hal ini membuat verifikasi manual lebih rentan terhadap kesalahan.
Otomatisasi :
Teknologi canggih seperti AI memiliki tingkat akurasi yang jauh lebih tinggi, sehingga karyawan tidak perlu melakukan pengecekan berulang yang memakan waktu. Sistem ini juga mampu mendeteksi tanda-tanda fraud secara cepat dan akurat.
3. Biaya Operasional
Manual :
Metode manual sering dianggap lebih hemat karena tidak menggunakan teknologi canggih. Namun, kenyataannya biaya yang dikeluarkan justru besar untuk membayar tenaga kerja. Semakin besar volume dokumen yang diverifikasi, semakin banyak tenaga kerja yang dibutuhkan, sehingga biaya meningkat. Selain itu, jika terdapat kesalahan pada verifikasi dokumen dapat menimbulkan biaya tambahan, seperti penalti atau kerugian finansial lainnya.
Otomatisasi:
Otomatisasi memang membutuhkan biaya yang relatif tinggi di awal, karena sistem perlu diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Namun, dalam jangka panjang metode ini jauh lebih cost-effective, karena mampu memproses dokumen dalam jumlah besar tanpa tambahan biaya tenaga kerja.
Efisiensikan Bisnis Anda dengan AnyCheck
Dari pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi merupakan metode paling tepat untuk bisnis. Selain menghemat waktu, metode ini juga menghemat biaya operasional. AnyCheck hadir sebagai salah satu software terbaik untuk verifikasi dokumen otomatis. Dengan teknologi canggih yang dimilikinya, AnyCheck mampu mendeteksi tanda-tanda fraud secara cepat dan akurat, bahkan hingga modifikasi kecil yang sulit dideteksi manusia. Biaya yang ditawarkan AnyCheck juga terjangkau, sehingga cocok digunakan oleh berbagai skala bisnis di berbagai industri.
